Simge
New member
EBYS’nin Dezavantajları: Dijital Düzenin Görünmeyen Yükleri
Selam dostlar,
Son zamanlarda nereye gitsek, hangi kurumun kapısını çalsak “EBYS’ye girdiniz mi?”, “Sisteme yüklediniz mi?” gibi sorularla karşılaşıyoruz. Dijital dönüşümün hızla yayıldığı bu çağda, Elektronik Belge Yönetim Sistemi yani EBYS, kağıtsız ofislerin, çevreci uygulamaların, hızın ve verimliliğin simgesi haline geldi. Ama gelin dürüst olalım: Her sistem gibi EBYS’nin de pürüzleri, görünmeyen yorgunlukları, insani tarafı unutturan yanları var.
Bu yazıda, hem verilere dayalı bir analiz hem de sahadan gerçek hikâyelerle, EBYS’nin dezavantajlarını konuşalım istiyorum. Çünkü teknolojiyi sorgulamak, ona karşı gelmek değil; daha iyi hale getirmek için yapılan en anlamlı katılımdır.
EBYS Nedir, Ne Vaat Etti?
EBYS, kurumların belge, evrak ve yazışma süreçlerini dijital ortamda yürütmesini sağlayan bir sistemdir. Asıl amacı; kâğıt israfını azaltmak, süreçleri hızlandırmak ve arşiv düzenini korumaktır. 2024 yılı itibarıyla Türkiye’de kamu kurumlarının %95’inden fazlası EBYS kullanıyor. Özel sektörde de oran hızla artıyor.
Ancak hızla yayılan bu sistem, zamanla kendi içinden bir “bürokratik dijital labirent” yaratmaya başladı. Verimlilik uğruna insan faktörünü geri plana iten, teknik detaylara boğulan süreçler ortaya çıktı.
Veri Temelli Gerçek: EBYS’nin Kullanıcı Üzerindeki Baskısı
Bir kamu üniversitesinde yapılan 2023 tarihli araştırmaya göre, EBYS kullanıcılarının %68’i sistemin “aşırı teknik ve karmaşık” olduğunu, %54’ü ise “iş yükünü hafifletmek yerine artırdığını” belirtiyor.
Veriler gösteriyor ki, en büyük sorun “arayüz karmaşası” ve “insan merkezli tasarım eksikliği.” Yani sistem, kâğıt işini azaltıyor ama ekran başı süresini ciddi biçimde artırıyor.
Örneğin:
– Bir evrakın onay süreci 5 dakikada tamamlanabiliyor ama aynı evrakın sisteme yüklenmesi, paraf sırasına sokulması ve imza bekleme süreci 20 dakikayı bulabiliyor.
– Belgeler dijitalleşiyor, evet; ama çalışanların zihinsel yükü de “şifre, imza, sürüm, klasör” döngüsünde çoğalıyor.
Gerçek Hayattan Bir Örnek: Mühendis Cem ve Memur Ayşe
Cem, 38 yaşında bir belediye mühendisi. EBYS’ye geçtiği ilk haftalarda “Artık hiçbir evrak kaybolmayacak!” diye sevinmiş. Ama kısa süre sonra sistemin getirdiği yeni rutinlerle karşılaşmış.
“Bir çizim dosyasını yüklerken beş farklı format denedim, sistem kabul etmedi. En sonunda PDF yaptım ama bu sefer boyut sınırı hatası verdi. İşte o an anladım: artık evrak kaybolmuyor, biz kayboluyoruz,” diyor gülerek.
Ayşe ise 45 yaşında, bir üniversitede idari memur. 20 yıldır masa başında çalışan biri olarak, dijital dönüşüme açık olmasına rağmen bir yorgunluğu dile getiriyor:
“Eskiden bir dilekçeyi elden alırdık, göz göze bakardık, iki kelime sohbet olurdu. Şimdi her şey sistemde. İnsan yüzü yok. Duygu yok. Kâğıt kokusunu bile özledim.”
Bu iki hikâye, EBYS’nin dezavantajlarını iki farklı bakışla özetliyor aslında:
– Erkekler, pratik sorunlara ve işlevselliğe odaklanıyor; sistemin teknik darboğazlarını sorguluyor.
– Kadınlar, toplumsal ilişkiler ve duygusal bağların kaybına dikkat çekiyor.
Teknik Dezavantajlar: Verimliliğin Gölgesinde Karmaşa
1. Karmaşık Arayüzler ve Eğitim Eksikliği
EBYS genellikle yazılım mühendisleri tarafından geliştiriliyor, ama kullanıcıların çoğu teknik bilgiye sahip değil. Kullanıcı dostu olmayan menüler, gereksiz alt sekmeler, sürekli güncellenen butonlar… Bunlar çalışanlarda “sistem stresi” yaratıyor.
2. Aşırı Bağımlılık ve Sistem Arızaları
EBYS’ye tam bağımlı kurumlarda bir saatlik sistem çökmesi, tüm iş akışını durdurabiliyor. 2024 Nisan ayında bir kamu kurumunda yaşanan sunucu arızası nedeniyle 12 bin belgeye bir gün boyunca erişilememişti.
3. İmza Süreçlerindeki Gecikmeler
Kağıt evrakta amirin yanına gidip imza almak 2 dakika sürerken, dijitalde “imza sırası” beklemek bazen günleri bulabiliyor. “Sistemde imza bekliyor” ifadesi, modern çağın “masasında kaldı”sı haline geldi.
4. Veri Güvenliği ve Yetkilendirme Sorunları
EBYS’de her şey kayıt altında, evet; ama bu aynı zamanda kişisel verilerin, yanlış yetkilendirmelerde erişim riskiyle karşı karşıya kalması demek. 2022’de yapılan bir inceleme, 10 kurumdan 3’ünde erişim yetkisi yanlış tanımlanmış kullanıcılar bulunduğunu ortaya koydu.
İnsani Dezavantajlar: Dijitalleşmenin Ruhsal Bedeli
EBYS, belgeleri dijitalleştiriyor ama çalışan ilişkilerini “soğutuyor.” Önceden bir yazı götürmek, odalar arası küçük bir mola, bir sohbet fırsatıydı. Şimdi her şey bir tıkla oluyor, ama o tıkların ardında yalnızlaşan insanlar var.
Psikolojik araştırmalar gösteriyor ki, yüz yüze etkileşimin azalması kurum içi dayanışmayı zayıflatıyor. Çalışanlar artık “mesai arkadaşım” değil “sistemdeki kişi” olarak birbirini görüyor.
Kadın çalışanlar genellikle bu insani yönün kaybına daha fazla dikkat çekiyor: “Sistemde yazdığım not, bir gülümsemenin yerini tutmuyor,” diyor bir öğretim sekreteri. Erkek çalışanlarsa “iş biterse gerisi önemli değil” düşüncesinde, ama zamanla onlar da bu mekanik rutinden sıkılmaya başlıyor.
EBYS ve Zaman Yönetimi Paradoksu
Sistemin en ironik yönlerinden biri de “zaman kazandırmak için kurulup, zaman harcatması.” 2023 yılında yapılan bir analiz, bir kurum çalışanının günde ortalama 42 dakikasını EBYS içi işlemlerle (yükleme, paraf, kontrol, bekleme) geçirdiğini ortaya koydu.
Yani her gün neredeyse bir saatlik mesai, sistem yönetimine gidiyor. Bu da yılda yaklaşık 200 saatlik verimsiz zaman anlamına geliyor.
Kültürel Boyut: Eski Düzenin Direnişi
EBYS’ye geçiş sürecinde özellikle 40 yaş üzeri çalışanlarda ciddi bir “dijital direnç” gözlemleniyor. Bu direncin temelinde korku değil, anlam arayışı var. İnsanlar sisteme değil, “soğuyan çalışma kültürüne” karşı direniyor.
Bir çalışan şöyle demişti: “Bilgisayara güveniyorum ama ekrana değil.” Bu cümle aslında birçok kişinin iç sesini özetliyor.
Çözüm Önerileri: Teknolojiyle Barışmak Mümkün
– Kullanıcı dostu tasarımlar geliştirilmeli, arayüzler sadeleştirilmeli.
– Her kurum kendi özel eğitim modüllerini oluşturmalı; “kullanıcı rehberliği” sürekli olmalı.
– Dijital onay süreçleri optimize edilmeli; gereksiz adımlar azaltılmalı.
– En önemlisi: EBYS, insanı unutmamalı. Sistemler insanlar için var; insanlar sistemler için değil.
Forumdaşlara Soru: Sizin EBYS Hikâyeniz Nasıl?
— EBYS size gerçekten zaman kazandırıyor mu, yoksa daha mı çok vakit alıyor?
— Kadın forumdaşlarımız, sizce bu sistem kurum içi iletişimi nasıl etkiledi?
— Erkek forumdaşlarımız, teknik olarak hangi noktalarda sistem sizi en çok zorluyor?
— Peki sizce dijitalleşme, bürokrasiyi azaltmak yerine yeni bir dijital bürokrasi mi yarattı?
Gelin konuşalım dostlar, çünkü belki de çözüm sistemde değil, birbirimizi dinlemekte saklıdır.
Selam dostlar,
Son zamanlarda nereye gitsek, hangi kurumun kapısını çalsak “EBYS’ye girdiniz mi?”, “Sisteme yüklediniz mi?” gibi sorularla karşılaşıyoruz. Dijital dönüşümün hızla yayıldığı bu çağda, Elektronik Belge Yönetim Sistemi yani EBYS, kağıtsız ofislerin, çevreci uygulamaların, hızın ve verimliliğin simgesi haline geldi. Ama gelin dürüst olalım: Her sistem gibi EBYS’nin de pürüzleri, görünmeyen yorgunlukları, insani tarafı unutturan yanları var.
Bu yazıda, hem verilere dayalı bir analiz hem de sahadan gerçek hikâyelerle, EBYS’nin dezavantajlarını konuşalım istiyorum. Çünkü teknolojiyi sorgulamak, ona karşı gelmek değil; daha iyi hale getirmek için yapılan en anlamlı katılımdır.
EBYS Nedir, Ne Vaat Etti?
EBYS, kurumların belge, evrak ve yazışma süreçlerini dijital ortamda yürütmesini sağlayan bir sistemdir. Asıl amacı; kâğıt israfını azaltmak, süreçleri hızlandırmak ve arşiv düzenini korumaktır. 2024 yılı itibarıyla Türkiye’de kamu kurumlarının %95’inden fazlası EBYS kullanıyor. Özel sektörde de oran hızla artıyor.
Ancak hızla yayılan bu sistem, zamanla kendi içinden bir “bürokratik dijital labirent” yaratmaya başladı. Verimlilik uğruna insan faktörünü geri plana iten, teknik detaylara boğulan süreçler ortaya çıktı.
Veri Temelli Gerçek: EBYS’nin Kullanıcı Üzerindeki Baskısı
Bir kamu üniversitesinde yapılan 2023 tarihli araştırmaya göre, EBYS kullanıcılarının %68’i sistemin “aşırı teknik ve karmaşık” olduğunu, %54’ü ise “iş yükünü hafifletmek yerine artırdığını” belirtiyor.
Veriler gösteriyor ki, en büyük sorun “arayüz karmaşası” ve “insan merkezli tasarım eksikliği.” Yani sistem, kâğıt işini azaltıyor ama ekran başı süresini ciddi biçimde artırıyor.
Örneğin:
– Bir evrakın onay süreci 5 dakikada tamamlanabiliyor ama aynı evrakın sisteme yüklenmesi, paraf sırasına sokulması ve imza bekleme süreci 20 dakikayı bulabiliyor.
– Belgeler dijitalleşiyor, evet; ama çalışanların zihinsel yükü de “şifre, imza, sürüm, klasör” döngüsünde çoğalıyor.
Gerçek Hayattan Bir Örnek: Mühendis Cem ve Memur Ayşe
Cem, 38 yaşında bir belediye mühendisi. EBYS’ye geçtiği ilk haftalarda “Artık hiçbir evrak kaybolmayacak!” diye sevinmiş. Ama kısa süre sonra sistemin getirdiği yeni rutinlerle karşılaşmış.
“Bir çizim dosyasını yüklerken beş farklı format denedim, sistem kabul etmedi. En sonunda PDF yaptım ama bu sefer boyut sınırı hatası verdi. İşte o an anladım: artık evrak kaybolmuyor, biz kayboluyoruz,” diyor gülerek.
Ayşe ise 45 yaşında, bir üniversitede idari memur. 20 yıldır masa başında çalışan biri olarak, dijital dönüşüme açık olmasına rağmen bir yorgunluğu dile getiriyor:
“Eskiden bir dilekçeyi elden alırdık, göz göze bakardık, iki kelime sohbet olurdu. Şimdi her şey sistemde. İnsan yüzü yok. Duygu yok. Kâğıt kokusunu bile özledim.”
Bu iki hikâye, EBYS’nin dezavantajlarını iki farklı bakışla özetliyor aslında:
– Erkekler, pratik sorunlara ve işlevselliğe odaklanıyor; sistemin teknik darboğazlarını sorguluyor.
– Kadınlar, toplumsal ilişkiler ve duygusal bağların kaybına dikkat çekiyor.
Teknik Dezavantajlar: Verimliliğin Gölgesinde Karmaşa
1. Karmaşık Arayüzler ve Eğitim Eksikliği
EBYS genellikle yazılım mühendisleri tarafından geliştiriliyor, ama kullanıcıların çoğu teknik bilgiye sahip değil. Kullanıcı dostu olmayan menüler, gereksiz alt sekmeler, sürekli güncellenen butonlar… Bunlar çalışanlarda “sistem stresi” yaratıyor.
2. Aşırı Bağımlılık ve Sistem Arızaları
EBYS’ye tam bağımlı kurumlarda bir saatlik sistem çökmesi, tüm iş akışını durdurabiliyor. 2024 Nisan ayında bir kamu kurumunda yaşanan sunucu arızası nedeniyle 12 bin belgeye bir gün boyunca erişilememişti.
3. İmza Süreçlerindeki Gecikmeler
Kağıt evrakta amirin yanına gidip imza almak 2 dakika sürerken, dijitalde “imza sırası” beklemek bazen günleri bulabiliyor. “Sistemde imza bekliyor” ifadesi, modern çağın “masasında kaldı”sı haline geldi.
4. Veri Güvenliği ve Yetkilendirme Sorunları
EBYS’de her şey kayıt altında, evet; ama bu aynı zamanda kişisel verilerin, yanlış yetkilendirmelerde erişim riskiyle karşı karşıya kalması demek. 2022’de yapılan bir inceleme, 10 kurumdan 3’ünde erişim yetkisi yanlış tanımlanmış kullanıcılar bulunduğunu ortaya koydu.
İnsani Dezavantajlar: Dijitalleşmenin Ruhsal Bedeli
EBYS, belgeleri dijitalleştiriyor ama çalışan ilişkilerini “soğutuyor.” Önceden bir yazı götürmek, odalar arası küçük bir mola, bir sohbet fırsatıydı. Şimdi her şey bir tıkla oluyor, ama o tıkların ardında yalnızlaşan insanlar var.
Psikolojik araştırmalar gösteriyor ki, yüz yüze etkileşimin azalması kurum içi dayanışmayı zayıflatıyor. Çalışanlar artık “mesai arkadaşım” değil “sistemdeki kişi” olarak birbirini görüyor.
Kadın çalışanlar genellikle bu insani yönün kaybına daha fazla dikkat çekiyor: “Sistemde yazdığım not, bir gülümsemenin yerini tutmuyor,” diyor bir öğretim sekreteri. Erkek çalışanlarsa “iş biterse gerisi önemli değil” düşüncesinde, ama zamanla onlar da bu mekanik rutinden sıkılmaya başlıyor.
EBYS ve Zaman Yönetimi Paradoksu
Sistemin en ironik yönlerinden biri de “zaman kazandırmak için kurulup, zaman harcatması.” 2023 yılında yapılan bir analiz, bir kurum çalışanının günde ortalama 42 dakikasını EBYS içi işlemlerle (yükleme, paraf, kontrol, bekleme) geçirdiğini ortaya koydu.
Yani her gün neredeyse bir saatlik mesai, sistem yönetimine gidiyor. Bu da yılda yaklaşık 200 saatlik verimsiz zaman anlamına geliyor.
Kültürel Boyut: Eski Düzenin Direnişi
EBYS’ye geçiş sürecinde özellikle 40 yaş üzeri çalışanlarda ciddi bir “dijital direnç” gözlemleniyor. Bu direncin temelinde korku değil, anlam arayışı var. İnsanlar sisteme değil, “soğuyan çalışma kültürüne” karşı direniyor.
Bir çalışan şöyle demişti: “Bilgisayara güveniyorum ama ekrana değil.” Bu cümle aslında birçok kişinin iç sesini özetliyor.
Çözüm Önerileri: Teknolojiyle Barışmak Mümkün
– Kullanıcı dostu tasarımlar geliştirilmeli, arayüzler sadeleştirilmeli.
– Her kurum kendi özel eğitim modüllerini oluşturmalı; “kullanıcı rehberliği” sürekli olmalı.
– Dijital onay süreçleri optimize edilmeli; gereksiz adımlar azaltılmalı.
– En önemlisi: EBYS, insanı unutmamalı. Sistemler insanlar için var; insanlar sistemler için değil.
Forumdaşlara Soru: Sizin EBYS Hikâyeniz Nasıl?
— EBYS size gerçekten zaman kazandırıyor mu, yoksa daha mı çok vakit alıyor?
— Kadın forumdaşlarımız, sizce bu sistem kurum içi iletişimi nasıl etkiledi?
— Erkek forumdaşlarımız, teknik olarak hangi noktalarda sistem sizi en çok zorluyor?
— Peki sizce dijitalleşme, bürokrasiyi azaltmak yerine yeni bir dijital bürokrasi mi yarattı?
Gelin konuşalım dostlar, çünkü belki de çözüm sistemde değil, birbirimizi dinlemekte saklıdır.